HET REGELEN VAN BACK-UP.

Hoe mooi het werk van een geboortefotograaf ook is; je kunt het niet alleen.

Ook jij kan immers ziek worden, in een file terecht komen of een ongeluk krijgen, waardoor je niet kunt werken. Op die momenten heb je een vervanger nodig, want de klant rekent immers op een geboortereportage.

Maar wat dacht je van sommige persoonlijke dagen? Wil je écht werken of oproepbaar staan op Pakjesavond? Of als je kind moet afzwemmen, er thuis iemand jarig is of als je heilige familieweekend in de planning staat? Nee, voor een goede balans tussen werk en privé moet je af en toe echt vrij kunnen zijn.

Om bovenstaande redenen kun je de samenwerking opzoeken met een back-up-geboortefotograaf. Maar hoe pak je dat nou aan? En waar moet je rekening mee houden?

Als geboortefotografen heb je onderling een gekke positie ten opzichte van elkaar. Je bent niet alleen collega’s, maar tegelijkertijd natuurlijk ook elkaars concurrenten. Toch kun je elkaar hard nodig hebben. Daarom is het handig om minimaal één vaste back-up-collega te hebben.

Wanneer je besluit om een back-up-collega te zoeken, let dan in eerste instantie op een aantal zaken:

• Heeft jouw gekozen back-up wel dezelfde fotografiestijl als die jij zelf hanteert? Want als de klant jou heeft geboekt, rekent die op een geboortereportage in jouw stijl. En als de stijl van jouw back-up héél anders is, zou het kunnen dat je klant daar niet blij van zal worden.
• Is jouw back-up fotograaf wel goed verzekerd? Net als jij zelf overigens? Want als jouw back-up bijvoorbeeld tijdens het invallen (grote) schade veroorzaakt, kan het zo zijn dat de verzekeraar(s) tóch jou aansprakelijk stellen i.p.v. jouw back-up. Want jij bent de partij die de overeenkomst met de klant is aangegaan. En jouw back-up is in opdracht van jou naar de klant toe gegaan. Ook al is het jouw invaller geweest die de zuurstofkar in het ziekenhuis stuk heeft gemaakt, iets verschrikkelijks heeft veroorzaakt in de OK, of die heel dure vaas bij jouw klant van de tafel heeft gestoten. Let dus goed op de polisvoorwaarden van je verzekering en vergeet het werken met een back-up hier niet in mee te verzekeren.
• Kan jouw back-up binnen een bepaalde (aanrijd)tijd bij de klant aanwezig zijn? Is hij/ zij actief in dezelfde regio?
• Welke prijs/ prijzen hanteert de back-up? Het is niet handig als er veel prijsverschil zit tussen de prijzen die jij zelf hanteert en de prijzen die je back-up hanteert. Want dat zal de praktische en financiële afwikkeling tussen jullie beiden een stuk ingewikkelder maken.

Wanneer je een geschikte back-up hebt gevonden, zorg dan dat je elkaar eens hebt ontmoet en in de ogen hebt gekeken. Wel net zo fijn. Zo kun je van te voren alvast duidelijke afspraken met elkaar maken en deze eventueel schriftelijk vastleggen of bevestigen.

Je zou hierbij o.a. het volgende met elkaar kunnen bespreken:

• Welk bedrag ontvangt de back-up voor het verrichten van welke taken? Maakt de back-up fotograaf alleen de foto’s of bewerkt hij/ zij die ook? Levert de originele fotograaf óf de back-up de foto’s aan de klant? En wie maakt, bestelt en levert het eventuele album? Etc.
• Regelen jullie onderling de financiële afwikkeling, zodat de klant daar niet mee wordt belast?
• Hoe zorg je er voor dat jouw back-up tijdig op de hoogte is van de persoonlijke gegevens en informatie van/ over je klant?
• Hoe dragen jullie er zorg voor dat de klant al zoveel mogelijk van te voren weet op welke dag/ dagen hij/zij de back-up kan verwachten?
• Wanneer geven jullie de gegevens van de back-up-fotograaf aan de klant? Denk hierbij aan de website of een telefoonnummer bijvoorbeeld.
• Hoe waarborg je de privacy van de klant, bij het delen van de klantgegevens met je back-up?
• Etc.

In de praktijk zul je merken dat één back-up als achterwacht soms erg stressvol kan zijn. Want ook jouw back-up kan toevallig tegelijkertijd ziek worden of een weekendje weg hebben geboekt. Daarom is het aan te raden om met meerdere back-ups samen te werken.

In de Facebookgroep van De Geboortefotograaf kun je andere geboortefotografen (in spé) ontmoeten of een oproepje plaatsen. En vergeet jezelf ook niet even toe te laten voegen aan de overzichtskaart met geboortefotografen, voor het makkelijk vinden van back-up-collega's bij jou in de buurt.

Succes!

Renate van Lith Fotografie